एक ज्ञापन, या ज्ञापन, एक विशिष्ट श्रोताओं के अनुरूप उन्हें कुछ सूचित करने के लिए एक संदेश है। मेमो एक सामान्य कार्यालय दस्तावेज हैं, इसलिए वे विभिन्न प्रकार के विषयों को कवर कर सकते हैं और पेपर प्रतियों में फैक्स या ईमेल द्वारा वितरित किए जा सकते हैं। आम तौर पर, आपके मेमो की औपचारिकता उस संगठन पर निर्भर करती है जिसके लिए आप काम करते हैं और विषय की कानूनी प्रकृति। एक भवन नवीनीकरण ज्ञापन आम तौर पर किरायेदारों, कर्मचारियों, मालिकों या श्रमिकों को एक आवश्यक नवीनीकरण के बारे में बताने के लिए होता है जो उनके पर्यावरण को प्रभावित करेगा। भवन नवीनीकरण के लिए ज्ञापन लिखने का तरीका जानें।
कदम
चरण 1. पिछले ज्ञापन की प्रतियों का अनुरोध करें।
पिछले नोटिस के उदाहरणों को देखकर आप अपने संगठन के स्वर और औपचारिकता का अंदाजा लगा सकते हैं। अपने वरिष्ठ से केवल उन्हीं नमूनों को प्रदान करने के लिए कहें जिनसे वे प्रसन्न हुए हैं।
चरण 2. उन सभी लोगों की संपर्क जानकारी की प्रतियां प्राप्त करें जो इस ज्ञापन से प्रभावित हैं।
आपको प्रत्येक पक्ष को एक प्रति भेजने की आवश्यकता होगी, और सभी आवश्यक पते या ईमेल प्राप्त करने में कुछ दिन या सप्ताह लग सकते हैं।
चरण 3. किसी भी तथ्य को इकट्ठा करें जो एक भवन नवीनीकरण की आवश्यकता को साबित करने के लिए आवश्यक है।
यदि एक आवास या अपार्टमेंट बोर्ड ने नवीनीकरण को मंजूरी देने वाला प्रस्ताव पारित किया है, तो प्रस्ताव की एक प्रति मांगें, ताकि इसे अनुरोध या वितरित किया जा सके। नवीनीकरण जितना बड़ा होगा, आपको उतने ही अधिक प्रमाण की आवश्यकता होगी।
चरण 4. समय सीमा निर्धारित करें।
प्रमुख नवीनीकरण के लिए, आप मेमो को पहले से ही भेजना चाह सकते हैं ताकि वे आवश्यक आवास बना सकें। यदि नवीनीकरण अंतिम समय में होता है, तो यह तय करें कि यह कब होगा, जिसमें लोगों के रहने का समय भी शामिल है।
चरण 5. अपने ज्ञापन की रूपरेखा लिखें।
किसी भी चीज़ के पाठक को समझाने के लिए व्यावसायिक लेखन के किसी भी टुकड़े का उपयोग किया जाता है। शीर्षकों के तहत, एक मसौदा बनाएं जिसमें ज्ञापन विषय, विवरण, समय सीमा और तिथियां, सबूत और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए संपर्क जानकारी शामिल हो।
चरण 6. अपने ज्ञापन की संरचना करें।
कंपनी के लोगो और संरचना का उपयोग करें, यदि यह किसी कंपनी के नाम से निर्मित एक मेमो होगा। मेमो को प्रारूपित करने के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश हैं:
- वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ के ऊपरी बाएँ कोने में पताकर्ता का नाम रखें। यह एक सामान्य या विशिष्ट नाम हो सकता है, लेकिन इसे आसानी से पहचाना जा सकता है, इसलिए व्यक्ति जानता है कि भवन नवीनीकरण ज्ञापन उनसे संबंधित है।
- इसके बाद, मेमो लिखने वाले व्यक्ति, लोगों या कंपनी में टाइप करें। यदि आप किसी विभाग या कंपनी के लिए मेमो लिख रहे हैं, तो मेमो को किसी और के नाम से भेजने से पहले आपको अनुमोदन का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है।
- तारीख नीचे रखें। मेमो को काफी जल्दी तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि वे आम तौर पर किसी को समय पर कुछ नोटिस लेने के लिए कहते हैं।
- यथासंभव सर्वोत्तम वर्णनात्मक शब्दों का प्रयोग करते हुए भवन नवीनीकरण ज्ञापन का विषय लिखें। उदाहरण के लिए, "विषय: भवन नवीनीकरण" लिखने के बजाय, "लिफ्ट मरम्मत, 30 अगस्त सुबह 6 बजे से 8 बजे तक" लिखें।
- संदेश का मुख्य भाग लिखें। उद्देश्य लिखें, नवीनीकरण क्यों आवश्यक है, नवीनीकरण से पाठक को लाभ क्यों होता है और आवश्यक प्रमाण, जैसे भवन कोड या सुरक्षा मुद्दे। प्रत्यक्ष रहो; ऐसे लेखन को शामिल न करने का प्रयास करें जो आपके संदेश का समर्थन नहीं करता है।
चरण 7. यदि आवश्यक हो तो बुलेट पॉइंट या सूचियाँ शामिल करें।
लोग मेमो पढ़ने की अधिक संभावना रखते हैं जो टेक्स्ट के ब्लॉक नहीं हैं। चूंकि मेमो काफी अनौपचारिक होते हैं, आप बुलेटेड सूचियां बना सकते हैं या नवीनीकरण की समय सीमा या उद्देश्य के एक निश्चित भाग को उजागर करने के लिए बोल्ड टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 8. अपने ज्ञापन को 1 पृष्ठ पर संपादित करें।
यदि आप बहुत से लोगों को मेमो दे रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि वे इसे पढ़ेंगे, इसे छोटा रखना है। यदि यह बहुत लंबा है और उद्देश्य तुरंत स्पष्ट नहीं है, तो वे इसे तब तक टाल सकते हैं जब तक कि उनके पास खाली समय न हो।
यह कानूनी ज्ञापन और कुछ कंपनी मेमो के बारे में सच नहीं है जिसमें बिल्डिंग रिपोर्ट या बोर्ड गति शामिल है। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आपके दर्शक कितनी लंबाई की उम्मीद कर रहे हैं।
चरण 9. वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों के लिए अपने मेमो को प्रमाणित करें।
यदि आपका लेखन कौशल मजबूत नहीं है, तो इसे किसी वरिष्ठ या सहकर्मी को दें जो इसे संपादित कर सके।
चरण 10. पत्र पर हस्ताक्षर करें।
एक बार जब यह स्वीकृत हो जाता है, तो आप इसे आधिकारिक बनाने के लिए उस पर हस्ताक्षर और तारीख करना चाहेंगे। मेमो के निचले भाग में अपनी संपर्क जानकारी और किसी की भी संपर्क जानकारी शामिल करें जिससे वे प्रश्न पूछ सकते हैं।
चरण 11. आवश्यक संलग्नक शामिल करें।
अपने प्रत्येक संपर्क के लिए मेमो और अटैचमेंट की प्रतियां प्रिंट करें। मेमो देने से पहले उन्हें स्टेपल करें।
चरण 12. अपना ज्ञापन समय पर वितरित करें।
लोगों को नवीनीकरण के दौरान योजना बनाने के लिए समय की आवश्यकता होगी, इसलिए घोषणा होने पर उन्हें जानकारी देने का प्रयास करें।
