बहुत से लोग अपने सबसे जरूरी काम डेस्क पर ही करवा लेते हैं। यदि आपका डेस्क गड़बड़ या अव्यवस्थित है, तो महत्वपूर्ण परियोजनाओं, भुगतान करने के बिल, उत्तर के लिए पत्राचार आदि पर ध्यान केंद्रित करना या ट्रैक करना मुश्किल हो सकता है। अपने डेस्क को साफ करने से आप अधिक कुशलता से काम कर पाएंगे और अपने डेस्क पर अधिक ध्यान केंद्रित कर पाएंगे- आधारित कार्य। नीचे चरण संख्या पर आरंभ करें।
कदम
4 का भाग 1 अपना डेस्क साफ़ करना
चरण 1. सब कुछ अपने डेस्क से हटा दें।
पूरी तरह से सब कुछ हटा दें और सभी को एक बड़े ढेर में रख दें। जब आपके डेस्क को पुनर्व्यवस्थित करने का समय आता है, तो आप इस ढेर को व्यवस्थित रूप से देखेंगे। जब आप इसे हटाते हैं तो अपने डेस्क की सामग्री को व्यवस्थित करने का प्रयास न करें, आपको पहले कुछ स्पष्ट स्थान बनाने की आवश्यकता है।
सुनिश्चित करें कि आपने अपने डेस्क से सब कुछ हटा दिया है, भले ही आप जानते हों कि आप इसे वापस उसी स्थान पर रखने जा रहे हैं। इसमें चित्र, पौधे, कागज, डायरी, आपका कंप्यूटर आदि शामिल हैं।
चरण 2. कचरा फेंक दें और पुन: प्रयोज्य वस्तुओं को उपयुक्त कंटेनरों में रखें।
जैसे ही आपको इसकी आवश्यकता नहीं होती है, वैसे ही कुछ कचरा बन जाता है। आप सोच सकते हैं कि आपको कुछ बचाने की जरूरत है, लेकिन ऐसा करने से पहले सुनिश्चित हो जाएं। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो आप इसे उन चीज़ों के लिए एक स्थान पर रख सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
- किसी भी संवेदनशील दस्तावेज़ को निपटाने से पहले उसे काट लें।
- कागज, प्लास्टिक और अन्य किसी भी चीज को रिसाइकिल करें जिसे रिसाइकिल किया जा सके।
- जो लोग साफ-सुथरी डेस्क के साथ बेहद संगठित होते हैं, उनके पास एक कहावत है: "जब संदेह हो, तो इसे बाहर निकाल दें।"
चरण 3. सभी सतहों को मिटा दें।
यहां तक कि अगर आपको लगता है कि आपके डेस्क पर चीजें बहुत साफ हैं, तो सब कुछ एक बार खत्म करने में कोई दिक्कत नहीं होती है। अपने कंप्यूटर स्क्रीन को साफ करें, सभी सतहों को धूल चटाएं, बाहर फेंक दें और डेस्क ड्रॉअर को मिटा दें।
- आप अपने कीबोर्ड या किसी अन्य वस्तु को दुर्गम क्षेत्रों से साफ करने के लिए संपीड़ित हवा का उपयोग कर सकते हैं।
- आप कई सतहों को साफ करने के लिए पानी और सफेद सिरके के घोल का उपयोग कर सकते हैं या अपनी पसंद का सफाई एजेंट खरीद सकते हैं।
- सतहों में आपके डेस्क का शीर्ष, आपके दराज के अंदर, अलमारियों के शीर्ष और सभी स्क्रीन शामिल हैं।
भाग 2 का 4: संगठनात्मक सिस्टम बनाना
चरण 1. अलमारियों का प्रयोग करें।
आप दीवार में अलमारियां बनाना या उन्हें खरीदना चाह सकते हैं, या आपके पास पहले से ही अलमारियां हो सकती हैं। यदि आप अलमारियां लगाते हैं, तो आप उन्हें अपने डेस्क के ठीक ऊपर या कमरे के दूसरी तरफ रख सकते हैं। यह आमतौर पर इस बात पर निर्भर करता है कि आपका डेस्क कहां है और आप इसका उपयोग किस लिए करते हैं।
- यदि आपका डेस्क काम पर एक क्यूबिकल में है, तो आपको अपने डेस्क के ऊपर या बगल में कुछ छोटी अलमारियां स्थापित करने की आवश्यकता हो सकती है।
- यदि आपका डेस्क घर के कार्यालय या शयनकक्ष में है, तो आप अपने अलमारियों को अपने डेस्क से दूर कर सकते हैं ताकि वे दृष्टि से बाहर हो जाएं और एक दृश्य व्याकुलता उत्पन्न न करें।
- इस बारे में सोचें कि उन्हें स्थापित करने से पहले अलमारियों पर क्या होगा। सुनिश्चित करें कि वे उन पुस्तकों या उपकरणों के लिए सही आकार हैं जिन्हें आप उन पर लगाने की योजना बना रहे हैं।
चरण 2. दराज या अलमारियों के खत्म को नुकसान पहुंचाए बिना दराज और अलमारियों को लेबल करें।
अलमारियों और दराजों को लेबल करके, आप स्वयं को बता रहे हैं कि प्रत्येक स्थान पर क्या होता है। यह संगठित रहने की कुंजी है। आप मास्किंग टेप या स्टिकर के साथ अपने स्वयं के लेबल बना सकते हैं, या यदि आप चाहें तो अधिक सजावटी लेबल खरीद सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक लेबल स्पष्ट और विशिष्ट है। इस तरह, कोई भी दराज केवल "कबाड़ दराज" नहीं बनेगा।
- आप चाहें तो प्रत्येक दराज पर शब्दों को लिखने के बजाय एक रंग-कोडिंग प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं।
- लेबल से सावधान रहें। बहुत अधिक सामान्यीकरण न करें या आप विविध वस्तुओं से भरे गन्दे दराजों को समाप्त कर सकते हैं। यह भी भ्रम पैदा कर सकता है जब कुछ दूर करने का समय हो।
चरण 3. महत्वपूर्ण चीजों को सुलभ बनाएं।
आप उन चीजों को जानते हैं जो आप अपने डेस्क पर सबसे अधिक बार उपयोग करते हैं। उन चीजों को पास रखें और आसानी से पहुंचें। उदाहरण के लिए, यदि आपके डेस्क के नीचे कुछ लंबवत दराज हैं, तो शीर्ष में वे चीजें होनी चाहिए जो आप सबसे अधिक बार पहुंचेंगे। वैकल्पिक रूप से, आप महत्वपूर्ण वस्तुओं को अलमारियों पर रख सकते हैं जो दिखाई दे रही हैं और आसानी से पहुंच के भीतर हैं।
आप कुछ महत्वपूर्ण चीजें चुन सकते हैं जो आपके डेस्क के शीर्ष पर बैठ सकें। इनमें वर्तमान प्रोजेक्ट या उपकरण शामिल हो सकते हैं जिनका आप बार-बार उपयोग करते हैं, जैसे कि रूलर या कैलकुलेटर।
चरण 4. पास में एक कचरा पात्र रखें।
यह आपके डेस्क के आसपास कचरा ढेर न होने के लिए महत्वपूर्ण है। आपका ट्रैशकैन आपके डेस्क से उठे बिना पहुंच योग्य होना चाहिए। इस तरह, आपके डेस्क पर कूड़े के टुकड़े को अव्यवस्थित करने के लिए छोड़ने का कोई खतरा नहीं है।
भाग ३ का ४: अपने डेस्क को वापस एक साथ रखना
चरण 1. अपने ढेर के माध्यम से क्रमबद्ध करें।
अब आपके पास एक साफ डेस्क और उसमें से निकलने वाली चीजों का एक बड़ा ढेर है। ढेर के माध्यम से ऊपर से नीचे जाना शुरू करें। किसी भी चीज़ को स्किप न करें। जैसे ही आप क्रमित करते हैं, जंक और कचरा हटा दें। अलग-अलग महत्वपूर्ण चीजें जो अंततः दराज में अलमारियों पर चलेंगी।
- यदि आप कर सकते हैं तो प्रत्येक वस्तु के साथ जो कुछ भी करने की आवश्यकता है उसे तुरंत करें। यदि किसी कागज को काटने की जरूरत है, या एक कौशल को धूलने की जरूरत है, तो इसे अभी करें। बाद तक प्रतीक्षा न करें।
- यदि किसी वस्तु से निपटने में दो मिनट से अधिक समय लगेगा (उदाहरण के लिए, यदि पेपर श्रेडर किसी अन्य भवन में है, या आपको डस्टर खरीदने की आवश्यकता है) तो वस्तु को अपनी "टू डू" सूची में रखें।
- डेस्क पर वापस जाने वाली वस्तुएं एक नए ढेर में जा सकती हैं। जो वस्तुएँ कचरा हैं वे कूड़ेदान में चली जाती हैं। जिन वस्तुओं के बारे में आप निश्चित नहीं हैं, वे तीसरे ढेर में जा सकती हैं।
चरण 2. उन वस्तुओं को संग्रहीत करें जिनके बारे में आप अनिश्चित हैं।
उन वस्तुओं का ढेर लें जो कचरा नहीं हैं, लेकिन जो आपके डेस्क पर नहीं हैं और उन्हें एक बॉक्स या दराज में रख दें। उस कंटेनर को बेसमेंट, कोठरी या कहीं और स्टोर करें।
एक महीने, छह महीने या एक साल के बाद, आप उस कंटेनर से गुजर सकते हैं। अगर आपने उसमें से कुछ इस्तेमाल नहीं किया है, तो उसे फेंक दें। संभावना है कि आप कभी भी इसका इस्तेमाल करेंगे बहुत कम हैं।
चरण 3. डेस्क पर वस्तुओं को बदलें।
प्रत्येक वस्तु को पहले ढेर से लें और इसे अपने डेस्क या शेल्फ पर रखें। आपके द्वारा बनाए गए लेबल का उपयोग करें या किसी अन्य संगठनात्मक प्रणाली का उपयोग करें। प्रत्येक आइटम को वापस डेस्क पर रखें, एक बार में एक चीज़।
- अपने डेस्क पर बहुत अधिक दृश्य विकर्षणों से बचने की कोशिश करें। अपने डेस्क पर सजावट की मात्रा सीमित करें ताकि आप अभी भी ध्यान केंद्रित कर सकें।
- यदि संभव हो तो पुस्तकों को अपने डेस्क से दूर रखना सबसे अच्छा है। एक सुलभ शेल्फ़ रखें जहाँ आप अपनी ज़रूरत की किताबें नियमित रूप से रख सकें।
चरण 4. अपने डेस्क को नियमित रूप से साफ करें।
जितनी बार आप अपने डेस्क को साफ करेंगे, हर बार यह उतना ही आसान होगा। प्रत्येक दिन के अंत में, अपने डेस्क को देखें और उसे साफ करें। किसी भी कूड़ेदान को फेंक दें और किसी भी बेकार कागज या परियोजना के टुकड़े को फाइल कर दें।
- प्रत्येक कार्यदिवस के अंत में अपने डेस्क को साफ करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आप अगले दिन एक स्वच्छ और उपयोगी कार्यस्थल में आ जाएंगे।
- अपने डेस्क को वास्तव में अच्छी तरह से साफ करने के लिए प्रति सप्ताह या महीने में एक दिन निर्दिष्ट करें, यह इस बात पर निर्भर करता है कि यह कितनी जल्दी गन्दा या अव्यवस्थित हो जाता है।
भाग ४ का ४: एक संगठनात्मक प्रणाली का चयन
चरण 1. चीजों को इस तरह व्यवस्थित करें जो आपके लिए काम करे।
हर किसी के पास अपने डेस्क और उनके टूल्स को व्यवस्थित करने का एक अलग तरीका होता है। आपका काम इस बात पर निर्भर करेगा कि आप अपने डेस्क पर किस तरह का काम करते हैं। सुनिश्चित करें कि आप जो कुछ भी करते हैं, वह स्थान को प्रयोग करने योग्य और विकर्षणों से मुक्त रखता है।
- आप विभिन्न मदों के लिए विभिन्न प्रकार के कंटेनरों का उपयोग करना चाह सकते हैं।
- चीजों को पिन करने के लिए आपको फ़ाइल फ़ोल्डर या बुलेटिन बोर्ड की आवश्यकता हो सकती है।
- आपके पास बहुत सारे उपकरण हो सकते हैं जिन्हें हुक पर लटकाए जाने की आवश्यकता होती है।
चरण 2. केवल प्रासंगिक उपकरण पास में रखें।
यदि आप अधिकतर अपने डेस्क का उपयोग कार्यालय के काम के लिए करते हैं, तो अपने शिल्प की आपूर्ति वहां न रखें। उन चीजों को रखने के लिए अपने कमरे या ऑफिस में कोई दूसरी जगह चुनें।
- यदि आपने देखा है कि एक निश्चित वस्तु शायद ही कभी उपयोग की जाती है या कभी नहीं होती है, तो उसे अपने डेस्क पर न रखें।
- यदि कोई उपकरण या संसाधन है जिसका आप बहुत उपयोग करते हैं लेकिन कहीं और रखते हैं, तो उसके लिए अपने डेस्क पर जगह बनाएं।
चरण 3. नई चीजों को आजमाएं।
यदि आपको व्यवस्थित रहने या अपनी डेस्क को साफ रखने में कठिनाई हो रही है, तो यह एक संकेत हो सकता है कि आपको एक अलग संगठनात्मक पद्धति बनाने की आवश्यकता है। यदि आपने सब कुछ दराज में रखा है, तो शायद अलमारियां या हुक आपके लिए बेहतर होंगे। यदि आपको अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर ध्यान केंद्रित करने में कठिनाई हो रही है, तो हो सकता है कि आपको बाकी सब कुछ दृष्टि से साफ़ करने की आवश्यकता हो।
आपके क्षेत्र में काम करने वाले अन्य लोगों से पूछें कि वे अपने डेस्क को कैसे व्यवस्थित करते हैं। उनके पास आपके लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि हो सकती है
टिप्स
- एक साफ-सुथरी डेस्क का लक्ष्य यह है कि वह आपके काम करने के लिए एक उत्पादक और स्वस्थ जगह हो। वही करें जो आपको अच्छा लगे। यदि आपको अच्छा महसूस करने के लिए अपने आस-पास सजावट और प्रेरणादायक छवियों की आवश्यकता है, तो कोई बात नहीं। बस सुनिश्चित करें कि आप अभी भी ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपके पास अधिकतम पांच इरेज़र हैं, एक पेन और पेंसिल लिखने का बर्तन और एक पॉट कलरिंग पेन और पेंसिल है।
- पेन, पेंसिल, और अन्य स्टेशनरी वस्तुओं को स्टोर करने के लिए मेसन जार का प्रयोग करें जो फिट होंगे।
- अगर किताबें आपकी डेस्क को गन्दा करती हैं, तो उन्हें पलट कर देखें ताकि पन्ने बाहर की ओर हों। यह अंतरिक्ष को एक साफ-सुथरा, साफ-सुथरा वातावरण देगा।
- यदि आप कलाकृति के लिए अपने डेस्क का उपयोग करते हैं, तो स्याही और मार्कर के दाग को हटाने के लिए रबिंग/आइसोप्रोपाइल अल्कोहल सबसे अच्छा तरीका है। बस अपने डेस्क पर थोड़ी सी मात्रा डालें/स्प्रे करें, इसे चारों ओर फैलाएं, और इसे मिटा दें।
- उत्साही/जोशीला संगीत बजाने से आपको सफाई पर ध्यान केंद्रित करने और इसे और अधिक मनोरंजक बनाने में मदद मिल सकती है।
