फाइलिंग अक्सर काम के लिए और घर पर एक आवश्यक कार्य होता है। यदि आप बहुत अधिक समय तक फाइल करना छोड़ देते हैं, तो आप कागज का एक बड़ा ढेर जमा कर सकते हैं, जिसे छाँटने में घंटों या दिन भी लग सकते हैं। अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने के लिए, आपको प्रतिदिन प्राप्त होने वाले किसी भी पेपर को छाँट लें। फिर, एक फाइलिंग सिस्टम बनाएं जो आपके लिए काम करे। कागजों को छाँटने के लिए अपने सिस्टम का उपयोग करें ताकि जब भी आपको आवश्यकता हो, आप महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को आसानी से एक्सेस कर सकें!
कदम
विधि 1 का 3: कागज़ के अपने दैनिक प्रवाह को संभालना
चरण 1. कागज़ों को तब तक रखने के लिए एक केंद्रीय इन-बॉक्स बनाएँ, जब तक कि आप उन्हें छाँट न सकें।
एक सेंट्रल इन-बॉक्स वह जगह है जहां आप हर दिन अपने डेस्क पर या अपने मेलबॉक्स के माध्यम से आने वाले सभी कागजात डालते हैं। यह आपको तब तक संगठित रहने में मदद कर सकता है जब तक आपके पास प्रत्येक आइटम को छाँटने और संभालने का समय न हो।
- आप अपने केंद्रीय इन-बॉक्स के रूप में एक छोटे कार्डबोर्ड बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं, या इस उद्देश्य के लिए एक विशेष बॉक्स, टोकरी या ट्रे प्राप्त कर सकते हैं।
- बॉक्स को अपने डेस्क के कोने पर, अपने सामने के दरवाजे के पास एक टेबल पर, या कहीं और रखें ताकि आप इसके बारे में न भूलें।
चरण २। प्रतिदिन इन-बॉक्स को देखें और महत्वपूर्ण वस्तुओं को अलग रखें।
अपने इन-बॉक्स में प्रत्येक आइटम को प्रति दिन एक बार देखें ताकि आप उन वस्तुओं की तलाश कर सकें जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। इनमें शीघ्र ही देय बिल, पार्टी आमंत्रण या समय-संवेदी प्रपत्र शामिल हो सकते हैं। इन चीजों को एक तरफ रख दें ताकि आप तुरंत इनकी देखभाल कर सकें।
अत्यावश्यक वस्तुओं को रखने के लिए आप पहले बॉक्स की तुलना में एक अलग रंग में दूसरा बॉक्स प्राप्त करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको यह इंगित करने के लिए एक लाल बॉक्स मिल सकता है कि ये अत्यावश्यक वस्तुएं हैं।
चरण 3. उन वस्तुओं को रखें जिन्हें आप फाइलिंग बॉक्स में फाइल करना चाहते हैं।
सेंट्रल इन-बॉक्स और अत्यावश्यक बॉक्स के बगल में तीसरा बॉक्स रखें। इसे अपने संग्रह बिंदु के रूप में उन वस्तुओं के लिए उपयोग करें जिन्हें आप फाइल करना चाहते हैं। यह आपको उन्हें तब तक व्यवस्थित रखने में मदद करेगा जब तक कि आप उन्हें फाइल करने के लिए तैयार न हों।
सुनिश्चित करें कि यह बॉक्स अन्य बॉक्स से अलग रंग का है। अन्यथा, आप बक्से मिश्रित हो सकते हैं।
चरण 4. अनावश्यक वस्तुओं को पेपर रीसाइक्लिंग बिन में टॉस करें।
कोई भी जंक मेल या अन्य गैर-आवश्यक वस्तुएँ जो आपके इन-बॉक्स में समाप्त होती हैं, सीधे रीसाइक्लिंग बिन में जा सकती हैं। इन वस्तुओं को पहचानें जब आप दस्तावेज़ों को छानते हैं और अपने इन-बॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने में मदद करने के लिए उन्हें तुरंत बिन में ले जाते हैं।
- अपने रीसाइक्लिंग बिन को फर्श पर रखें ताकि आप इसे अपने अन्य बक्सों के साथ भ्रमित न करें।
- यदि किसी भी अनावश्यक वस्तु में व्यक्तिगत जानकारी होती है, तो उसका निपटान करने से पहले उसे काट लें।
विधि 2 का 3: फाइलिंग सिस्टम चुनना
चरण 1. यदि आपके पास प्रबंधित करने के लिए बहुत सारे कार्य हैं, तो मासिक और दैनिक फ़ाइल निर्दिष्ट करें।
इसे टिकलर फाइलिंग सिस्टम के रूप में जाना जाता है और यह ट्रैक रखने का एक शानदार तरीका है कि आपको प्रत्येक दिन क्या करना है। प्रत्येक महीने के लिए एक फ़ाइल फ़ोल्डर और महीने के प्रत्येक दिन के लिए एक फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें। फिर, फाइलों में आइटम डालें। वस्तुओं को उन तारीखों के अनुसार फाइल करें जिन पर आपको काम करने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आपको 23 सितंबर को बिल का भुगतान करना है, तो उस तिथि के लिए बिल को फ़ोल्डर में डालें।
चरण 2. महत्वपूर्ण दस्तावेजों को संभाल कर रखने के लिए वर्णानुक्रम में फ़ाइल फ़ोल्डर।
व्यक्तिगत लोगों, व्यवसायों या विषयों के लिए फाइल खोजने के लिए वर्णानुक्रमिक फाइलिंग उपयोगी है। यह आदर्श हो सकता है यदि आपके पास बहुत से ग्राहक हैं और आप प्रत्येक पर एक फ़ाइल रखना चाहते हैं, या यदि आप अपने घर फाइलिंग को प्रबंधित करने का एक आसान तरीका चाहते हैं।
- फ़ाइल लेबल पर पहले व्यक्तियों का अंतिम नाम रखना सुनिश्चित करें, जैसे, "जोन्स, सुसान" या "वाटसन, डेविड।"
- व्यावसायिक नाम से दाखिल करते समय "द," "ए," और "एन" जैसे शब्दों पर ध्यान न दें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक ग्राहक है जिसका व्यवसाय "द केक देवी" कहा जाता है, तो "केक" में "सी" के अनुसार फाइल करें और फाइल करते समय "द" में "टी" को अनदेखा करें।
चरण 3. अल्पकालिक फाइलिंग आवश्यकताओं के लिए एक संख्यात्मक फाइलिंग प्रणाली चुनें।
यदि आपके पास एक अल्पकालिक परियोजना है जिसके लिए आप रिकॉर्ड बनाए रखना चाहते हैं, तो एक संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम सबसे अच्छा काम कर सकता है। यह तब होता है जब आप प्रत्येक दस्तावेज़ को एक संख्या निर्दिष्ट करते हैं और उसे संख्या के अनुसार दर्ज करते हैं। हालांकि, ध्यान रखें कि आपको यह भी ट्रैक करना होगा कि कौन सा दस्तावेज़ किस संख्या से मेल खाता है, जैसे कि स्प्रेडशीट का उपयोग करके।
- उदाहरण के लिए, आप 14 मार्च के सप्ताह के दौरान प्राप्त सभी आइटम 1 लेबल वाले फ़ाइल फ़ोल्डर में असाइन कर सकते हैं, फिर 21 मार्च के सप्ताह के सभी आइटम 2 लेबल वाली फ़ाइल में, और इसी तरह।
- एक अन्य विकल्प फाइलों को तिथि के अनुसार लेबल करना और उन्हें कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित करना है। उदाहरण के लिए, 2 मई, 2018 को प्राप्त वस्तुओं को 5/2/2018 लेबल वाली फ़ाइल में रखा जा सकता है।
चरण 4। आइटम को त्वरित और आसान खोजने के लिए अपनी फ़ाइलों को कलर-कोड करें।
अपनी फ़ाइलों की प्रत्येक श्रेणी के लिए एक रंग निर्दिष्ट करें। यह आपको एक नज़र में फाइलों की एक श्रेणी का पता लगाने में मदद करेगा।
- उदाहरण के लिए, मेडिकल बिल के लिए लाल, टैक्स के लिए नीला और बीमा के लिए हरे रंग का उपयोग करें।
- संख्यात्मक या वर्णानुक्रमिक फ़ाइलों को रंग-कोड करने के लिए, एक संख्यात्मक या वर्णानुक्रमिक श्रेणी के लिए एक रंग असाइन करें, जैसे कि फ़ाइलें 1-25 या A-G हरा, 25-50 या H-M बैंगनी, और 50-75 या N-R पीला बनाना।
चरण 5. फ़ाइल फ़ोल्डर पर अतिरिक्त प्रासंगिक जानकारी शामिल करें।
फ़ाइल की सामग्री या किसी आवश्यक कार्रवाई का वर्णन करने के लिए अतिरिक्त जानकारी जोड़ने से भी आपके फाइलिंग सिस्टम को अधिक कुशल बनाने में मदद मिलेगी। ऐसा करने के लिए, आप निम्न में से 1 या अधिक आइटम जोड़ना चाह सकते हैं:
- फ़ाइल नंबर या नाम
- फ़ाइल का शीर्षक
- फ़ाइल खोलने और बंद करने की तिथि
- विभाग या टीम का नाम
- कंप्यूटर रिकॉर्ड संख्या
- निपटान की तारीख और निपटान की विधि
विधि 3 का 3: फाइलों में कागजात व्यवस्थित करना
चरण 1. सबसे हाल के दस्तावेज़ को फ़ाइल के ऊपर रखें।
ऐसा करने में आपकी सहायता के लिए दस्तावेज़ पर सूचीबद्ध दिनांक का उपयोग करें। आपके कागजात फाइल करने के लिए तैयार हो जाने के बाद और फाइलिंग सिस्टम सेट अप होने के बाद, आप आइटम्स को फाइलों में रखना शुरू कर सकते हैं। हमेशा प्रत्येक फ़ाइल के लिए नवीनतम दस्तावेज़ों को शीर्ष पर रखना सुनिश्चित करें ताकि उन्हें एक्सेस करने में आसानी हो।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास अपने गृहस्वामी के बीमा के लिए कोई फ़ाइल है, तो आप फ़ाइल के शीर्ष पर अपने भुगतान किए गए गृहस्वामी के बीमा का नवीनतम रिकॉर्ड रखना चाहेंगे।
चरण 2. उन दस्तावेजों के साथ संलग्नक रखें जिनसे वे संबंधित हैं।
यदि आपके पास कोई प्रासंगिक रसीदें या अन्य दस्तावेज़ हैं जिन्हें किसी अन्य दस्तावेज़ के साथ रखने की आवश्यकता है, तो उन्हें एक ही फ़ाइल में एक साथ रखना सुनिश्चित करें। आप दस्तावेज़ के पीछे संलग्नक को स्टेपल या पेपरक्लिप भी कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास अपने बिजली के बिल का भुगतान करने की रसीद है, तो यदि आपको इसे संदर्भित करने की आवश्यकता हो तो इसे बिल के पीछे चिपका दें।
चरण 3. बड़े दस्तावेजों को अलग-अलग लिफाफों में रखें।
आप इन लिफाफों को उन फाइलों के पीछे फाइल कर सकते हैं जिनसे वे संबंधित हैं। लिफाफे के सामने सामग्री का विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें। यह आपकी फाइलों में अव्यवस्था को खत्म करने और आपके फाइलिंग सिस्टम की दक्षता में सुधार करने में मदद करेगा।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास उस परियोजना का खाका है जिस पर आप काम कर रहे हैं, तो आप उन्हें एक बड़े लिफाफे में रख सकते हैं।
चरण 4. मूल दस्तावेज फाइल करें और किसी भी प्रतियों का निपटान करें।
जब आप अपनी फाइलों में किसी आइटम की तलाश कर रहे हों तो डुप्लिकेट फाइल न करने से भ्रम को रोकने में मदद मिलेगी। यदि आपके सामने कोई डुप्लीकेट आता है, तो उसका निपटान करें और केवल मूल दस्तावेज ही दाखिल करें।
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन सा दस्तावेज़ मूल है, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए दोनों आइटम फ़ाइल करने की आवश्यकता हो सकती है कि आपके पास मूल दस्तावेज़ है। हालाँकि, इसे बहुत बार न करने का प्रयास करें या आपकी फ़ाइलें जल्दी से थोक हो जाएँगी
टिप्स
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किसी वस्तु को फाइल करना या रीसायकल करना है या नहीं, तो उसे 30 दिनों तक रखें और फिर उसका पुनर्मूल्यांकन करें।
- गैर-आवश्यक दस्तावेजों को स्कैन करना कागजी अव्यवस्था को दूर करने का एक और अच्छा तरीका है, जबकि आपको इसकी आवश्यकता होने पर किसी दस्तावेज़ में जानकारी को बनाए रखना है।
